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Come proteggiamo i dati
Virexo tratta i dati dei clienti delle attività che lo usano: per molti studi sono dati sanitari. Qui spieghiamo, in parole semplici, dove stanno, chi li vede, come sono protetti e per quanto tempo restano. Il testo che vale è l'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA), che questa pagina riassume.
Dove stanno i dati
- Il database e il servizio girano nell'Unione Europea (Amsterdam); i file, come documenti, preventivi e allegati, sono in uno spazio di archiviazione nella giurisdizione UE.
- Virexo è offerto solo ad attività dell'Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo; le attività sanitarie lo usano solo con sede in Italia.
Chi li vede
- I dati di un'attività li vede solo quell'attività: il titolare e i collaboratori che il titolare sceglie, ciascuno con i propri permessi.
- Il diario dei clienti (Diario clinico, Fascicolo, Pratiche o Scheda trattamenti) lo aprono solo il titolare e i collaboratori che il titolare autorizza; ogni scrittura, correzione e cancellazione resta in un registro, con le aperture (al più una riga ogni 10 minuti per persona e cliente).
- Le persone di Virexo accedono ai dati solo quando serve per fornire il servizio o quando l'attività lo chiede, e sono vincolate alla riservatezza e al segreto professionale dell'attività.
- Per l'assistenza, le persone di Virexo vedono a che ora il titolare e i collaboratori entrano ed escono da Virexo; si tiene 30 giorni.
- Virexo non vende i dati, non li usa per pubblicità e non li usa per addestrare l'intelligenza artificiale.
Come sono protetti
- Tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS, TLS 1.2 o superiore).
- Le note del diario dei clienti e i loro allegati sono cifrati da Virexo prima di essere salvati: chi ospita il database o i file ne vede solo la versione cifrata e non ha la chiave. Sono cifrati allo stesso modo le chiavi di accesso a WhatsApp e i numeri dei documenti d'identità degli ospiti.
- L'accesso richiede credenziali personali e, a scelta, la verifica in due passaggi; le password sono salvate solo in forma non reversibile e i tentativi sono limitati.
- I link mandati ai clienti per firmare o leggere un documento sono unici e scadono.
- Il database non è raggiungibile da internet: solo dalla rete interna del fornitore.
- I registri tecnici del servizio non contengono il testo dei messaggi dei clienti né i loro numeri di telefono completi.
- Il servizio è controllato di continuo da fuori: se non risponde lo sappiamo subito, e lo stato è pubblico su status.virexo.chat.
- L'assistente AI non legge il diario dei clienti.
Le firme
- Informative, consensi, questionari, documenti e preventivi si firmano dal telefono, da un link unico mandato su WhatsApp o per email.
- Sono firme elettroniche semplici (regolamento europeo eIDAS). Per ogni firma Virexo conserva le prove (codice univoco, indirizzo IP, data e ora, impronta del documento) e le fornisce all'attività quando le chiede.
Per quanto tempo
- Le conversazioni e il diario restano finché l'account è attivo: decide l'attività cosa cancellare. Un cliente si cancella con la sua conversazione e i suoi file, e passa 30 giorni nel cestino; chi ha una cartella (note del diario, allegati, questionari firmati) resta nel cestino finché non lo elimina l'attività.
- Alla fine del contratto i dati restano 60 giorni, per riattivare l'account o scaricarli: l'attività riceve gli avvisi 30, 7 e 2 giorni prima e scarica tutto con «Scarica i tuoi dati». La documentazione clinica la conserva l'attività per i tempi di legge.
- Le copie di sicurezza sono cifrate e restano nell'UE; quelle automatiche si rinnovano entro 90 giorni. Ogni notte se ne fa anche una esterna, cifrata, in uno spazio separato che non si può cancellare prima del tempo. Si usano solo per ripristinare il servizio, mai per recuperare dati cancellati.
- I registri tecnici si cancellano dopo 12 mesi, i ticket di assistenza chiusi dopo 24.
Se qualcosa va storto
- In caso di violazione dei dati Virexo avvisa l'attività senza ritardo e comunque entro 48 ore, con le informazioni che le servono per avvisare a sua volta l'autorità entro le 72 ore previste dal GDPR.
- Virexo aiuta l'attività a rispondere alle richieste dei suoi clienti (accesso, rettifica, cancellazione) e a fare la propria valutazione d'impatto.
I sub-responsabili
Per far funzionare Virexo ci appoggiamo a questi fornitori. Ognuno è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati con obblighi equivalenti a quelli del nostro DPA; quando un fornitore cambia, lo diciamo prima.
| Fornitore | A cosa serve | Dove |
|---|---|---|
| Railway Corp. | Hosting del servizio e del database | UE (Amsterdam); registri tecnici negli USA con SCC e DPF |
| Cloudflare, Inc. | Protezione del sito; archiviazione dei file e delle copie esterne cifrate (R2) | R2: UE (giurisdizione UE); rete: USA con SCC e DPF |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Invio e ricezione dei messaggi WhatsApp | UE / USA con SCC e DPF |
| Anthropic Ireland, Limited | Intelligenza artificiale dell'assistente (piani che la comprendono e prova gratuita) | UE / USA con SCC |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Invio delle email (Amazon SES) | UE (Francoforte) |
| SendinBlue SAS (Brevo) | Email in arrivo delle prenotazioni; invio delle email in alternativa | UE (Francia) |
| Stripe, Inc. e PayPal (Europe) S.à r.l. | Pagamento degli abbonamenti | UE / USA con SCC e DPF |
| iubenda srl | Privacy policy, banner dei cookie, registro dei consensi | UE (Italia) |
SCC = Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea; DPF = EU-US Data Privacy Framework. I servizi che un'attività collega da sé (per esempio la propria azienda su Fatture in Cloud) sono fornitori dell'attività, non di Virexo.
I documenti
Il DPA (Accordo sul Trattamento dei Dati, art. 28 GDPR) fa parte dei Termini e Condizioni. A uno studio o al suo consulente diamo su richiesta anche la scheda di supporto alla valutazione d'impatto (DPIA).
Per ogni domanda sulla protezione dei dati: support@virexo.chat
Pagina aggiornata insieme al DPA versione 1.4.